如何提高沟通有效性

如何提高沟通有效性

Stanley是一家大型外企的高级经理。

一次和他闲聊中，我们谈到了沟通的有效性问题。当我说对这个问题感到很棘手时，他却笑了，一副不以为然的样子。经过我再三请教，他讲了一下自己的诀窍。原来他十分重视沟通问题，因此在人才招聘的环节，也就是在面试中专门考察对方的沟通能力。沟通能力欠佳的一律不予考虑。这样做的结果就是，Stanley在工作中很少遇到沟通方面的障碍。

按说Stanley的做法在道理上是行得通的，也十分值得我们借鉴。但是，在执行中会有两大障碍。一个是要考虑用人成本，另一个就是还要公司人事方面的配合。这两大障碍可不是人人都能解决的，所以在实际工作中，真正如Stanley一样行事的公司和部门并不多见。

那么，我们应该怎样行事才好呢？提高沟通有效性，可以分下述四步来实现：

第一步：大力宣传有效沟通的概念和意义

有效沟通的概念我们前面已经介绍了。仔细琢磨一下有效沟通的概念就会发现，对团队成员而言，有效沟通就意味着高效的工作。那么，如果每个成员都以高效工作为目标，对管理者而言，有效沟通就意味着高效的组织，其概念值得我们大力宣传和推广。

第二步：把握团队成员的有效沟通能力

据个人的有效沟通能力不同，团队成员大致可以被分为5个层次（见下表）

从这张表中我们可以看出，有效级意味着该成员能够实现和管理者的有效沟通，即要么不接受任务，要么就能按照要求完成好任务。而其他四个等级则意味着该成员存在不同程度的沟通能力缺陷，不能有效地和管理者沟通。按能力从低到高依次为：混沌级组员、形式级组员、内容级组员、目标级、有效级组员。

那么，为什么要这样分类呢？我们来看一个实例。

公司新招来两个技术人员Jim和Tom。两人的任务是：合作开发一项软件功能，一周后验收。工作量两人各半。

执行的过程如下。

Tim：

一周后按时提交结果，并且功能完全满足事先的技术要求。

Tom：

第一周：太忙，忘记做了。

第二周：没有做任何设计，直接开工受到批评。

第三周：设计不符合公司规范，被打回重新设计。

第四周：一项设计要求没有实现，回头补做。

第五周：软件被测试出多处漏洞，被要求修补。

第六周：被发现没有遵守技术约定，部分功能无法和Tim正常通信。

Tim一周的工作，Tom六周还没有做完，这的确让人恼火。然而这中间的巨大差异，是智力上的差距吗，是技术实力的差距吗？都不是。这只能说明两人的沟通能力有差距。Tim是有效级沟通，Tom是混沌级沟通。如此而已。

如果你是管理者，工作上相关人员的沟通能力层次，你会不想知道吗？

第三步：按照人员的有效沟通能力来分解和划分任务

如果管理者掌握了团队成员的有效沟通能力情况，那么下一步最聪明的行动就应该是：按照人员的有效沟通能力来分解和划分任务。

实践中，管理者可以参照下面三个原则来进行任务划分。

（一）分解原则

按照团队沟通能力情况来决定任务分解的粒度。如果团队人员沟通能力很强，那么把工作划分得太细，则纯粹是资源浪费；反之，团队人员沟通能力很弱，工作划分得太粗，则会凭空增加沟通成本。

（二）分配原则

根据个人沟通能力情况来分配任务。每个人的沟通能力都是不同的，有效级和混沌级更是天壤之别。如果你在分配任务时一视同仁，那么很可能有效级的人会认为你不信任他，很简单的问题还要交代半天；而混沌级的人会认为你故意难为他，很复杂的问题却不给他交代清楚。

（三）顺序原则

工作中，前期以低沟通能力要求的任务为主，后期以高沟通能力要求的任务为主。也就是说，前期多找一些简单任务来测试各人的沟通能力和工作能力，找到问题的同时还可以及时加以教育和改进；而随着大家沟通能力的不断提高，到了后期即便提出高沟通能力要求的任务，问题也不大了。

第四步：不断提高人员的有效沟通能力

在实际工作中，你会发现困扰你的问题更多是源自于团队成员的个人沟通能力不足，而不是他们的个人技术或工作能力。也就是说，“迦叶问题”在很大程度上可以通过提高团队成员的有效沟通能力加以解决。那么，提高团队成员的有效沟通能力，也就在很大程度上意味着提高团队战斗力。有了这个认识，我们就不能不把提高人员有效沟通能力这件事提到重要工作议事日程。

在实际工作中，为了不断提高团队成员的有效沟通能力，我们可以参照以下几个步骤执行：

①制定相应于各个沟通级别的流程、规范；

②安排人员执行相应级别的任务；

③不断地对过程进行评价检查；

④根据流程和规范，对结果进行表扬和批评；

⑤当团队成员深刻理解并坚定执行上述流程、规范，安排他执行更高级别的任务。

以上五步，就是提高沟通有效性的工作流程。按照这个流程认真执行，提高沟通有效性便不再成为一句空话。

“我费了那么大的力气去提高沟通有效性，这件事到底有什么意义呢？”有些朋友对这么做是否值得表示怀疑。

我的回答是，提高沟通有效性就意味着——

①管理者知己知彼能力的大幅提高，知人善任能力的大幅向上。

②团队成员沟通能力的大幅提高，执行力的大幅提高。

③团队执行能力的不断攀升，整体效率的不断攀升。

④它甚至还意味着你的领导力的养成，你的领导形象的树立。