做事情只有忙而有序，才能有张有弛从容不迫。面对繁杂的事务，一定要排个计划，分出轻重缓急，然后逐一落实。这就要求我们用到一个重要工具——日程表。日程表是一个成熟的职场人士必不可少的东西，有了它，我们甚至可以把自己的每一秒钟都充分利用起来；有了它，我们可以将最重要、最繁复的事情安排在自己精力最充沛的时间段来做；有了它，我们的做事效率能够提高很多。
每个人每天都要处理很多事情，这些事情有的需要马上就做，有的需要今天做一点、明天做一点，慢慢积累着做，有的很简单，只要5分钟就足以搞定，有些要花费我们整整一个上午的时间才能处理好。怎样安排各类事务？美国某公司总裁给年轻人提供了很好的借鉴：美国某汽车公司总裁莫瑞要求秘书将呈递给他的文件放在颜色不同的公文夹中。红色的代表特急，绿色的要立即批阅，橘色的代表这是今天必须注意的文件，黄色的则是必须在一周内批阅的文件，白色的表示周末时必须批阅，黑色的则表示是必须他签名的文件。
如果你也能够给自己做一个计划表，把一段时间内，如一天内需要做的事情计划出来，然后合理安排一段时间来做某件事，事情就能进行得有条不紊，你处理事务的效率想必也会大大提高。制表的要领是，把你每天需要做的事情都写下来，然后根据事情的重要程度和紧急程度作一下分类，例如：
紧急但并不很重要的事情：这类事情很紧急，往往刚一上班，上司就紧催着要，但是它的重要部分已经完成，只剩下诸如签字或者复核之类比较简单的事情，你首先要处理的就是这一部分内容。因为，从一个悠闲的状态进入一个紧张忙碌的状态，是需要一个过程的，如果这时候作重要的决定，往往会比较草率。做一些紧急的、简单的工作，对于你来说相当于运动前的热身，是有很大必要的。
重要且紧急的事情：这类事情对你来说是最重要的，而且是当务之急，只有迅速解决完，才能顺利进行别的工作。这种事情紧急而重要，你必须把它们处理好，不能再拖延。这样的事情我建议在热身完后立即处理，因为这个时候你已经进入工作状态，精力是最旺盛的，注意力是高度集中的，思路清晰，思考速度也很快，把紧急而重要的事情放在这个阶段做，会既谨慎周密，又快捷高效。
重要但不紧急的事情：总有一些事情是不紧急的，但它关系到你的长远发展，而且它需要你日复一日地慢慢去积累、去做。因为它们没有规定的期限，或者期限比较远，没有人催促，你可能就会一直拖下去。这些事，我建议放到我们悠闲、时间充裕的下午去做，因为有空暇，如果工作本身又比较繁复、耗时，但并不需要花费大量的精力和高强度的注意力，那么，用下午时间来处理这样的事务再适合不过了。
不紧急也不重要的事情：总有一些这样的事，根本不需要处理，随着时间的流逝，这件事情自然就没有意义了。或者不需要即时处理，只要在闲暇时间顺手做一下就好了。例如，浏览报纸的娱乐版块，整理一下书桌，做做准备工作等。这些小事情，只要在喝水休息的空当，顺手做一下就会做得很好，没有必要为这种小事单独安排时间。
意外的事：每天都难免要处理一些意外的突发状况，它会打乱你的日程表，花费你很多精力和时间。如果意外状况没有紧急重要到必须马上处理，那么，当你的工作进展到一定阶段后再处理它是最好的。如果比较紧急，也比较简单，那就马上处理，然后再回到工作状态，这才是最好的方法。总之，要视意外的紧急程度和复杂程度而定。
每个人每天都有很多必须要处理的事情，把事情分出轻重缓急，用全部的精力和黄金时间应付那些最重要的事情，才可能提高你的工作效率。这样才能做到忙而有序、有张有弛，说不定还能忙中偷闲呢！
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