古人云：“事有先后，用有缓急。”工作也是如此，作为一名优秀的工作者，分清事情的轻重缓急，不但做起事来井井有条，完成后的效果也是不同凡响。次序处理好了，不但能够节约办公时间、提高办公效率，最重要的是能给自己减少许多麻烦。决定好做事情的轻重缓急，是为自己找到更多时间去完成最为紧要的工作的最为有效的第一步。也就是说，如果你把为自己寻找更多的时间视为第一需要，而你计划优先去做最紧要的事，那你就能找到更多的时间。这是非常简单的道理。
在一次上时间管理课时，教授在桌子上放了一个能装水的罐子。然后又从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。当教授把石块放完后问他的学生：“你们说这罐子是不是满的？”“是！”所有的学生异口同声地回答。“真的吗？”教授笑着问。然后又从桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子从罐口倒下去，摇一摇又加了一些，直至装不进了为止。他再问学生：“你们说，这罐子现在是不是满的？”这次他的学生不敢回答得太快。最后班上有位学生小声回答道：“也许没满。”“很好！”教授说完后，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢地倒进罐子里。倒完后再问班上的学生：“现在你们再告诉我，这个罐子是满的呢？还是没满？”“没有满。”全班同学这下学乖了，大家很有信心地回答。“好极了！”教授再一次称赞这些“孺子可教”的学生们。称赞完后，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子中。当这些事都做完之后，教授正色问他班上的同学：“我们从上面这些事情中得到了哪些重要的启示？”
班上一阵沉默，一位自以为聪明的学生回答说：“无论我们的工作多忙、行程排得多满，如果要挤一下还是可以多做些事的。”教授听到这样的回答点了点头，微笑着说：“答得不错，但并不是我要告诉你们的重要信息。”说到这里教授故意停住，用眼睛扫了全班同学一遍后说：“我想告诉各位的最重要的信息是，如果你不先将大的‘鹅卵石’放进罐子里去，也许你以后永远都没有机会再把它们放进去了。”
工作中有长远目标、短期目标、即时目标。这些目标有时候会像热气球遇上麻烦一样到处乱撞，照顾了这一点又忘记了那一点；无论怎样权衡利弊，始终不能尽善尽美。这时一定要善于发现并解决最迫切的问题。只有先解决这些问题，才能解决其他问题。
在美国总统中，卡特被认为是“最繁忙”的总统。他为什么忙？
因为他事无巨细，渴望掌握所有问题的第一手资料。这使他淹没于细节中，而忽略了对整体的把握。
那么，他忙出政绩了吗？
当然有一些，但肯定不突出，他被美国公众看作一个成效不彰的总统，在他下台的时候，他的支持率只有22%，是第二次世界大战以来，包括尼克松总统在内所有总统中支持率最低的一位。
作为一国总统，应该分清轻重和主次，不能什么都抓在手里。作为一个优秀的职业人呢？也应该分清轻重缓急的关系。凡事都有轻重缓急，重要性最高的事情应该优先处理，不应将其和重要性最低的事情混为一谈。对于那些零零散散的事务，我们可以先把它们按照“急重轻缓”的顺序，整理好再着手处理：
1．重要且紧急
现在，除非是这些情况都同时出现，否则你就能够处理它们。因此它们的紧急和重要性，要比其他每一件事都优先。如果拖延是造成紧急的因素，则现在已经不能再拖延了。在这些情形下，时间管理就不会出现什么问题了。
2．重要但不紧急
我们生活中，大多数所谓重要的事情都不是紧急的，我们可以现在或稍后再做。在很多情形之下似乎可以一致拖延下去；而在太多的情形下，我们确定这样拖延着。这些都是我们“永远没有着手”的事情。
例如：你要参加提升你专业技术的培训班；你想找出时间先做一番初步资料搜集之后，再向老师提出你的计划。
这些工作都有一个共同点：尽管它们具有重要性，可以影响到你的健康、财富和家庭的福利，但是你如果不采取初步行动，它们可以无限期的拖延下去。如果这些事情没有涉及到别人的优先工作，或规定期限而使它们成为“紧急”，你就永远不会把它们列入你自己优先要办的工作。
3．紧急但不重要
表面上看起来需要立刻采取行动的事情，但是如果客观地来检视，我们就会把它们列入次优先级里面去。
例如：某一个人要求你主持一项筹集资金的活动、发表演讲或参加一项会议。你或许会认为每一个都是次优先的事情，但是有一个人站在你面前，等着你回答，你就接受了他的请求，因为你想不出一个婉拒的办法。然后因为这件事情本身有期限，必须马上去做，于是第二类的优先事情就只好向后移了。
4．不紧急也不重要
很多工作只有一点价值，既不紧急也不重要，而我们常常在做更重要的事情之前先做它们，因为它们会分你的心——它们提供一种有事做和有成就的感觉，也是我们有借口把更有益处的工作向后拖延。如果你发现时间经常被小事情占去了，你就要试一下学会克服拖延。
建议每一位有心人都能制定一份自己在一段时间里的详尽工作计划，并在每天结束前精确地安排明天的工作。同时还要制定一份科学的休息时间表，从而保证自己的一生始终在精力充沛地从事最有意义的工作。大多数的人是根据紧急性，所以他们会花很多时间去救火而不是制定一项计划，直到期限临头才手忙脚乱。所以说，处理事务分不清轻重缓急是对工作的不负责任。进一步说，它是工作的隐形杀手，它常常把辛勤劳动的成果弄得乱七八糟，它如同包裹在美丽蝴蝶身上的那一层难看的蛹衣，会掩盖住你的一些出色的工作能力。所以，分清工作的轻重缓急，养成良好的工作习惯，就能帮助你轻松应对每一项工作，成为一名名副其实的最有效率的工作者。
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