怎样发挥日报的威力
对于日报,许多朋友觉得我有些过誉了。就有朋友这样说:“老孙,日报大家好像并不欢迎呀。以前我们推行过一段时间,后来慢慢就废了。”
其实,日报之所以发挥不出作用来,一是人们不知道日报的重要性。在工作中的表现就是上司收到了下属的日报,却不去好好看,甚至干脆不看,那么站在下属的立场上,自己辛辛苦苦写的东西交上去,连个响声都听不到,自然也会失去兴趣。如此一来,日报自然会变得比鸡肋还不如。二是人们不知道日报该写些什么。日报没有规范性、没有条理性的话,写的人写得困难,读的人读得困难。时间一长,大家就都疲惫了。
所以,要想发挥出日报的威力:一是要让大家知道日报为什么重要,这一点我们在上面已经讨论过了;二是要让大家知道日报该怎么写,下面我们就来说说这个问题。
这里,我们先来看一个日报的简单例子。
★怎么做★——日报邮件的写法实例
TO:项目经理
CC:项目总监;相关部门人员
Title:『项目QQ』项目日报(张三)-2009年10月11日-[延期*1]-[严重*2]
*1:提前(比计划提前)、正常(按计划进展中)、延期(比计划落后);
*2:顺利(进展顺利)、普通、苦战(进展缓慢)、严重(要求支援)
今天的日报如下,请参阅:
『昨天』
『今天』
『问题』
Task-A由于计划外任务Task-B的执行延期
Task-C难度超过预想,申请他人支援
Task-D估计没有时间对应,申请他人担当此任务
任务状况标志符:
〇:计划内任务 □:比计划提前
■:比计划延期 ●:非计划内任务
△:要求他人支援 ▲:要求由他人担当此任务
通过张三的这份日报,我们可以很轻松地了解张三的工作进展情况。比如,昨天完成了哪些工作,或者进展到什么地步,遇到怎样的困难,今天预备做哪些工作,原先估计的时间是否需要修正,等等。
当日报做到了这个程度时,对于管理者来说,了解团队的最新工作状态将会变得很轻松,发现团队的潜在问题将会变得很容易,你甚至可以采集到团队成员的能力、效率乃至性格等信息。防患于未然,你还会无从着手吗?
什么叫做“如鱼得水”?这就叫做如鱼得水!什么叫做“如虎添翼”?这就叫做如虎添翼!
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